KVKK Aydınlatma Metni

Son güncelleme: 18 Haziran 2026

İşbu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında, Dilekçe ve Belge Dönüştürücü (Word-UDF) hizmeti (“Hizmet”) çerçevesinde işlenen kişisel verilere ilişkin olarak kullanıcıları bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

1. Veri Sorumlusu

Veri sorumlusu sıfatıyla:

• Unvan: ASYA DESIGN Teknoloji ve Danışmanlık Limited Şirketi
• Faaliyet türü: Limited şirket
• Vergi dairesi / numarası: Pamukkale Vergi Dairesi / 0911373727
• Ticaret sicil no: 53413
• MERSİS no: 0091 1373 7270 0001
• Adres: Bahçelievler Mah. 4003 Sk. Derin Konutları Sitesi No: 3 Merkezefendi/DENİZLİ
• İletişim: destek@wordudf.com
• KEP: asyadesign@hs03.kep.tr
• İnternet sitesi: wordudf.com

2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Hizmet kapsamında aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenebilmektedir:

• Kimlik verisi: ad, soyad, görünen ad, T.C. kimlik numarası (yalnızca fatura için), şirket unvanı, vergi numarası, vergi dairesi, yetkili kişi.
• İletişim verisi: e-posta adresi, cep telefonu numarası, fatura adresi.
• Hesap verisi: şifre özet (hash) değeri, oturum bilgileri, cihaz kimliği ve cihaz adı.
• İşlem verisi: kredi bakiyesi, kredi kullanım kayıtları, sipariş kayıtları, ödeme durumu, dönüştürülecek belgenin toplam sayfa sayısı, teknik hata türü ve hata zaman bilgisi.
• Teknik veri: IP adresi, tarayıcı / istemci bilgisi, cihaz kimliği ve cihaz adı, hukuki onay kayıtları, hata ve güvenlik kayıtları (sınırlı düzeyde).

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

• Hesap oluşturma, kimlik doğrulama ve oturum yönetimi.
• Kredi cüzdanı ve dönüşüm işlemlerinin yönetimi.
• Ödeme ve fatura süreçlerinin yürütülmesi (e-arşiv / e-fatura dahil).
• Şifre sıfırlama gibi hesap güvenliği işlemleri.
• Kullanıcı taleplerinin ve destek başvurularının karşılanması.
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi (vergi, ticari defter, KVKK).
• Hizmetin güvenliğinin sağlanması ve kötüye kullanımın önlenmesi.

4. İşlemenin Hukuki Sebepleri

• KVKK m.5/2-(c): Sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması (üyelik, kredi satın alımı, dönüşüm hizmeti).
• KVKK m.5/2-(ç): Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi (vergi mevzuatı, ticari defterler).
• KVKK m.5/2-(e): Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması.
• KVKK m.5/2-(f): İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaati (güvenlik kayıtları, kötüye kullanımın önlenmesi, hizmet kalitesinin korunması).

Hizmet akışında Kullanıcı'dan özel nitelikli kişisel veri talep edilmez. Belge içerikleri yerel sistemde kaldığı için, Kullanıcı'nın belgesinde özel nitelikli kişisel veri bulunması halinde dahi bu içerik Hizmet sunucularına aktarılmaz.

5. Aktarım

Kişisel veriler yalnızca ilgili işlemin gerektirdiği ölçüde, veri minimizasyonu ilkesine uygun biçimde aşağıdaki sınırlı taraflarla paylaşılabilir:

• Ödeme ve e-fatura sağlayıcısı: satın alma süreçlerinin yürütülmesi, tahsilat doğrulaması ve elektronik fatura/e-arşiv kesilmesi için gerekli bilgiler.
• Sunucu, veritabanı ve e-posta altyapısı: Hizmetin barındırılması, verinin güvenli şekilde saklanması; hesap güvenliği, kredi, ödeme ve hizmet bildirimlerinin iletilmesi için gerekli bilgiler.
• Yetkili kamu kurumları: talep halinde ve mevzuat gereği.

Aktarım yapılan taraflar verileri yalnızca açıklanan amaca münhasır olarak kullanır; pazarlama, profilleme veya yeniden satışa konu edemez. Belge içerikleri, dosya adları, girdi yolları ve çıktı yolları hiçbir üçüncü tarafa aktarılmaz; bu veriler sunucu tarafında hiç tutulmaz. Kart bilgileri sunucularımızda kalıcı olarak saklanmaz; ödeme işlemi anlaşmalı ödeme kuruluşu altyapısı üzerinden yürütülür.

6. Yurt Dışına Aktarım

Mevcut sistem mimarisinde kullanıcı hesabı, fatura, ödeme/kredi, oturum ve dönüşüm sayfa sayısı kayıtları yurt dışına aktarılmaz. Sunucu, veritabanı, web barındırma ve e-posta gönderim altyapısı Türkiye lokasyonlu olarak kurgulanmıştır.

İleride teknik veya ticari mimaride değişiklik yapılması gerekirse, KVKK m.9 ve ilgili ikincil mevzuat kapsamındaki uygun güvence, bildirim/izin ve diğer şartlar sağlanmadan yurt dışına kişisel veri aktarımı yapılmaz; gerekli hukuki ve teknik tedbirler tamamlanmadan yeni aktarım akışı devreye alınmaz.

7. Saklama Süresi

• Hesap ve cüzdan verileri: hesabın aktif olduğu süre boyunca; silme talebi sonrasında yasal saklama yükümlülüğü süresince anonimleştirilmiş kayıt halinde tutulabilir.
• Sipariş ve fatura verileri: vergi mevzuatı gereği 10 yıl.
• Şifre sıfırlama kodları: en fazla birkaç dakika; kullanıldıktan veya süresi dolduktan sonra silinir.
• Oturum kayıtları: oturum süresi sonunda otomatik silinir.

8. Haklarınız (KVKK m.11)

Veri sahibi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme.
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Yurt içinde / yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
• Eksik veya yanlış işlenmiş veriler için düzeltme isteme.
• KVKK m.7'de öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini / yok edilmesini isteme.
• Düzeltme veya silme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• Otomatik sistemlerle yapılan analiz sonucunda aleyhinize ortaya çıkan sonuca itiraz etme.
• KVKK'ya aykırı işleme nedeniyle uğradığınız zararın giderilmesini talep etme.

9. Başvuru Yöntemi

Yukarıdaki haklarınıza ilişkin taleplerinizi destek@wordudf.com adresine, kimliğinizi tespit edici bilgi ve belgelerle birlikte iletebilirsiniz. Talepler en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir.